如何做好工程合同履行过程中的函件管理

    合同履约过程中的函件管理是指双方根据合同条款及相关配套规定对履约过程中发生的各事件以具有法律效应的往来函件、纪要等形式业阐明各自立场和观点的一种行为。工程合同管理的内容和目的对合同双方而言尽管有所不同，但双方在合同管理的表现形式和采用的手段上基本是一致的，即通过谈判、会议、备忘录、往来信函等形式来关注和保护合同赋予给双方的权益，这种形式一直贯穿在一个合同管理的全过程中，为维护合同双方自身合法权益，笔者认为，在函件管理中应注意以下几个问题：

    一、合同各方应注重项目代表的权限管理及流程控制。

    一个成功的合同管理要求合同双方都要尊重合同文件的严肃性，严格遵照合同运用程序，利用合同文件赋予给各自的权利并采用正确的手段做好合同管理工作。其中双方在履行过程中的往来函件应视为合同管理中的一个重要环节。因为对履约中发生的任何事件（如索赔、变更、延期、纠纷等）双方都必须以具有法律效应的函件来阐明各自的观点，这也是合同运作规则所要求的，否则就可能造成合同管理上的混乱。例如：FIDIC合同条件下，第15.1条要求承包商的项目经理经工程师批准。承包商按此向工程师发函，请求审批他的项目经理。但如果工程师实际上已经开始了合同的运作，并且与监理在工地上开会，讨论和解决问题以及相互致函。在此过程中有可能对某些重大事宜达成一些协议。但当双方出现严重的合同分岐时，反过来才发现承包商的项目经理并未被批准，那么他所签发的函件、协议应视为无效的。尤其是当业主不承认自己有违约或变更行为时会翻出这张底牌。这时承包商会反驳道：项目经理的申请函早已递交，迟批复的责任不在承包商。但15.1条款并未规定批复的时限，承包商的项目经理在没有被承认之前，监理就不应该和他一起介入项目的管理事宜，由此可见双方都有责任，问题就出在双方对项目经理的批复函没有足够的重视。同样，建设部推荐示范文本《建设工程施工合同》 (GF—1999—0201)通用条款第5条明确要求缔约方在专用条款内进一步明确监理工程及发包人代表职权范围，但实践中，很多业主都没有遵照执行，不利于业主及承包商对现场人员的控制，对诉讼中有关资料、函件效力认定增添诸多不确定因素。

    二、合同各方应注意把握各类函件的形式和内容，确保函件资料的完备性

    一个工程合同文件无论多么庞大详细，不可能包罗万象、事无巨细、有案可依。合同文件仅是对将要实施的工程的各种边界条件（如地质条件、自然环境、工作范围、结算内容、双方权利和义务等）事先做的一种约定。

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