第一条 确定展览会的主题和目的。展览会的主题和目的决定着在展览会中使用的沟通方法和接待形式等，因而展览会一开始筹备就应确定总编，构思总体设计，并确定各部分编辑，使各部分有机衔接。
第二条 确定参展单位、参展项目和展览会的类型。采用广告或发出邀请形式来吸引参加展出的单位。广告和邀请信应写清楚展览会的宗旨、展出项目类型、估计参观者的人数和类型、展览会的要求及费用预算等，给潜在的参展单位提供决策所需的资料。
第三条 明确参观者类型。根据参观者对展出项目的了解程度，分别提供较为专业化的和普及性的资料。
第四条 选择展览的时间、地点。选择展览地点要考虑到参观者方便、环境适宜、辅助设施易配置等因素。
第六条 准备展览会的辅助设施和相关服务。
第七条 成立专门对外发布新闻的机构，负责和新闻界进行联系。要制定新闻发布的计划，充分发掘展览会中有新闻价值的东西，写成稿件，扩大展览会的影响。
第八条 准备展览会所需的各种辅助宣传资料。
第九条 确定展览会的费用预算。具体列出展览会的各项费用，进行核算，有计划地分配各项资金。
第十条 应设计展览会的标志，准备展览会的纪念品，为宣传提供方便的工具。
第十一条 搞好展览会效果的评估。其主要方式有：
1. 在展厅内放置公众留言簿，主动征求意见；
2. 当场召开观众座谈会，收集观众的意见和想法；
3. 当场举办有关展览会内容的知识竞赛，当场发题，当场解答，当场发奖；