从两点看秘书活动的专项实务

                             ——我看秘书活动的专项实务

中华民族是一个优秀的礼仪之邦，文明之邦。孔子说，不学礼，无以立.荀子说，人无礼则不生，事无礼则不成，国无礼则不宁. 同时我们民族又是一个注重实际工作的文明古国。想想看，古代进士不学数理化照相当帝王将相，这就是中国古代智慧的伟大之处，中国的文化强调修身，齐家，治国，再平天下，那么这对于个人自身素质修养要求很高，要达到平天下的目的，对于礼仪的是很苛刻的，《史记》说，礼由人起。人生有欲，欲而不得则不能无忿，忿而无度量则争，争则乱。所以，礼仪又是对个人修养方面欲的控制与节制，而实际的操作能力决定了在你所处的时间空间礼里能否实现自身价值的关键，然司马穰苴者，其文能附重，武能威敌，自身能力不可谓不高，终封于齐，尊大司马，成一代名将之功。

文化具有传承性，当然，秘书活动也不能离开中国古文化而空谈理论，尤其是我国，大众的潜规则也形成共识。所以，在我看来，秘书活动的专项实务有两点：

一，秘书接人待物等礼仪问题。

二，辅助领导办公的实际工作能力。

在秘书工作中，秘书的实际办公能力应放在礼仪的后面，尤其是对于大部门来讲，秘书的活动代表着部门的形象。所以，对于秘书的专项实务的要求就显得特别的突出，而决定秘书活动的专项实务的高低是秘书自身的素质修养，做好秘书实务工作不仅对于本人是进步，同时有利于增强部门的光辉形象和办事效率，团体的向心力，执行力。

金正昆教授常用的一句话，“教养体现于细节，细节展示素质，细节决定成败。”我觉得，这句话，很有意思，细细品味，颇有道理。所谓的细节其实也就是一个礼仪问题，处理好了这个问题，对于秘书活动的专项实务的把握可能有了一个实质性的提高，有人说，秘书干的就是扫扫地，关关窗，为领导买饭买烟，收收钱，那还需要那么多的秘书学专家搞学术研究吗？还需要开这门秘书学专业课吗？显然，是不需要的，秘书它是一个职业，更是一个过程，一个不断完善升级的过程，完成了这一阶段就不光是处理这些所谓的低级实务，可能上升到帮领导决策和处理突发事件等问题。

礼仪方面有仪表礼仪，服饰礼仪，礼品礼仪，节庆礼仪，电话礼仪，介绍礼仪，握手礼仪，座次礼仪，宴会礼仪等，这个问题涉及的方面太多，我就谈一个方面，电话礼仪。“昔日王榭堂前燕，飞入寻常百姓家”，当今的电话可谓普及率高道极点。所以，在当今的秘书活动的专项实务中，人际交往的沟通桥梁愈来愈简单、方便、快捷。而电话礼仪这个东西就显得非常重要了，金正昆教授经常要求部门企业的电话录音来了解这个部门或企业的实际能力，这就是细节的礼仪，比较典型的试金石。而电话礼仪所要注意的因素很多，比如对于时间和空间的选择，通话的态度，通话的内容，什么时候该打，什么时候不该打，不管是用座机还是手机，都必须注重这个问题，它会使你有效的跟别人沟通，获取别人的尊重的信任，同时，向对方传达友善的敬意，有时，会使你获得有效的信息。所以，作为秘书，礼仪是处理好工作的关键所在。

那么怎么来看秘书活动的辅助领导办公的实际操作与处事能力呢，卡内基曾说，一个人的成功，15%是靠专业知识，85%是靠人际关系与处世能力。而在秘书活动的专项实务中，秘书对领导的辅助作用也就体现在实际的工作能力当中，主要的内容，如在办公室的日常工作，办公室的机要保密，在办公室的接待服务，以及草拟发言稿，处理文书，档案，归档立卷文书，协调领导关系，安排会议，平时的工作技巧，用办公自动化的熟练程度等，都体现秘书的实际工作能力的高低。

在我看来，秘书的实际工作能力跟自身的素质和修养是分不开的，为什么现在很多部门出现“门难进，事难办，脸难看”等现象，这些东西的出现，这都是秘书人员的个人素质出了问题，如何提升这么个问题关系着这个团体是否能有好的发展前景，因为，秘书人员是你这个团体的门面，这个门面不好，老百姓对这个团体的印象就不好，那么，你还能发展壮大吗，尤其是企业。对于党政机关，它的权力在那儿放着，你不朝它也得朝。也许，这也是造成秘书人员素质低的一个影响因素吧。要解决这个问题，首先是在制度上要改变现状，其次，加大这方面的素质宣传，当然，我不是指整天宣传什么马克思主义，科学发展观等这些方面的思想束缚的东西，而是纯粹对秘书工作人员有帮助的实际宣传和培训。