《岗位说明书》与标准作业之间最大的区别就是“是否包含作业成果标准的内容”。

　　标准作业不仅仅包含针对作业成果的标准描述，更是一系列富有针对性的指令的集合。

　　编写标准作业，与其说是管理者向操作者提出了更加明确的要求，不如说是管理者为操作者提供了更直接的服务。

　　只有在精细化的指令下，才有可能完成精细化的操作——如果不编写相应的标准作业，就永远难以期待“精细化操作”的出现。

　　标准作业的编写格式本身就能起到帮助相关人员提高思维质量的作用。

 

　　

对标准作业的误解

　　

每当我向企业提出“你们有没有标准作业”这一问题的时候，很容易得到“我们有标准作业”的答案。而实际情况是，包括一些咨询企业在内的绝大多数国内企业都会将岗位说明书以及一系列的制度、流程等当成“标准作业”。

　　然而，这种做法是错误的，岗位说明书不等于标准作业。

　　在说明什么是真正的“标准作业”之前，我们先来认识一下“标准作业”的前身“作业标准”。

　　“作业标准”是对工作成果的具体要求。这里的具体要求包括：

 

l         到底需要多少时间（是10分钟还是3分15秒）。

l         成果中包含几个客观的指标。

l         使用什么样的工具（用扳手还是改锥拧紧螺栓）等服务于具体操作的方法说明。

砌砖的案例

 

　　在这一领域里，西方国家早在100年前就开始了系统的研究，其中最著名的就是泰勒时代的疲劳曲线研究、照明研究、动作合理性研究。

　　《科学管理原理》一书中有一个广为流传的改善砌砖的案例，它是该领域中的典范。管理者通过系统的观察，将砌砖工作归纳为20多个具体的操作动作，之后合并了一些操作，删除了一些操作，将删除的操作分配给没有砌砖技能的“小工”。经过这样一番“改造”，一个具有砌砖技能的工人每天的产能提高了3倍。

通过这个案例，《科学管理原理》一书的作者向大家证明：绝大多数自然而然形成的操作方法和习惯，都或多或少地缺乏科学的依据，同时也展示了通过科学的分析、合并、删除等一系列的改造，不论品质、成本还是产能，都将有大幅度的改善。

岗位说明书不等于作业标准

 

　　标准作业与岗位说明书的最大区别就在于：“标准作业”是用具体的工具名称、详细的精确到秒的时间以及一系列数字和涵盖了布局、间隔、高度等各类难以用语言准确描述的示图等作为其主要内容。而“岗位说明书”往往是用一些难以量化的概念如工作、质量、方向、检查、成本、信息等作为其主要的内容。

 

案例

实践中的丰田生产方式

 

我们可以举一个简单的例子来说明两者间巨大的差异。那一年我去丰田工机参观，去之前他们寄给了我一张地图，是从车站到第一个我要参观的厂区的路线图。因为有了这张图，我没有走任何冤枉路。令我惊讶的是，接待人员和我寒暄几句之后，就直接问道：“您收到我们的地图了吧？”我说：“是。”“您有没有走冤枉路呢？”我说：“没有，没有。”因为在那张图上不仅标注了需要拐弯的路口，而且标注了拐弯处的标志性建筑，甚至标注了每一段路程步行大致需要的时间。

　　可以这样理解这一做法的原则：针对一项工作提供指导，以帮助操作者避免不应遇到的问题。

　　下面对比一下国内的企业。当有公司外的人员来公司的时候，不同的人会有不同的说明方法，不但没有提供准确详细的地图，更不会根据来访者的情况（是步行，还是开车，或是搭乘公交车）给出不同的指示方式。

 

由以上案例可以看到，标准作业必须是非常具体的，不允许因随意而产生歧义，而岗位说明或者其他的制度和流程在这一点上是无法和标准作业相比的。

责任意识与标准作业

 

　　每一项工作都需要完成一系列具体的操作。要做到对这些操作进行指导，单纯使用概念是无法实现的，需要的是像提供地图一样提供详细具体的指导，例如：走多远向左转，再走多远向右转，看到××标志时应左转……

从这个意义上讲，要彻底贯彻标准作业，需要以“责任意识”作为基础，需要企业员工对自己“做成了什么”提出具体而明确的要求，需要企业管理者标注出曾经出现的问题以避免重犯类似的错误，需要将有效的经验广泛推广，以节省其他人学习和思考的时间。

有没有“作业标准”是关键

 

　　前文已经提到，标准作业的前身是作业标准，所谓作业标准就是对工作成果的具体要求，如进刀的角度、采用什么型号的钻头、打孔的位置等。

这样也就很容易区分“岗位说明”和“作业标准”了——只要看其中是否包含了“作业标准”的内容。

标准作业三要素

 

　　能不能编制出标准作业，直接影响管理的最终效果。只有了解标准作业包含哪些核心要素，才能编制出标准作业。日本能率协会给出的标准作业三要素是：

 

l         操作的循环时间。

l         作业顺序（作业手顺）。

l         标准手持量。

操作时间最短化

 

　　在本章的其他内容中，多次提到“影子”的问题。从丰田生产方式看，成本、品质等一切涉及企业经营管理的问题，都是方法的“影子”。

　　只要提到方法，人们就会联想到问题和效率。丰田生产方式就是通过提出更严格的时间要求，将“效率”具体化（也就是“分钟化”，甚至“秒化”），另一方面借助提高效率要求，帮助当事人发现不曾注意到的问题。

显然，当提出了“操作时间最短化”的要求后，每一个相关的责任人就必须寻找新的方法。为避免误解，丰田生产方式反复强调：“操作时间最短化”必须针对完整的操作，也就是不能为缩短某一个操作，而增加其他操作的难度，该环节操作时间的缩短不能以完整操作时间的延长为代价。

作业要领书

 

　　任何一项工作首先都会涉及“作业顺序”的问题——先干什么，后干什么，为此要先准备什么，随后检查和确认什么。

　　“作业顺序”首先要求编写标准作业的人弄清楚“作业顺序”的问题。编写标准作业的人必须根据每步具体的操作内容给出“操作的要领”——在“作业顺序”和“作业具体内容”的旁边注明要领。

通常可以看到的操作要领有：“必须用左手紧紧按住工件”、“不能用手直接触碰”、“公差范围是33.45～33.47毫米”、“在装箱时必须保证A面向上”等。

作业指导书与标准作业票

 

　　在我国的企业中，常常可以听到管理者这样说：“这事我跟他说了不知道多少遍了！”“操作规程就在他眼前挂着呢！”“怎么做的方法，我反反复复给他做过很多次示范。”……

　　想一想我们的父母和老师曾经给自己讲过多少次道理，手把手教过自己多少次演算的方法，可结果一定是我们在高考中取得令人满意的成绩吗？两者间显然没有一一对应的关系。

　　帮助操作者掌握一项技能，促使其工作成果完全满足企业要求，这些事情也不是管理者说几次、示范几次就可以轻松实现的。

　　因为丰田生产方式明白这些道理，所以在梳理“作业顺序”问题的时候，特别加入了“作业指导书”与“标准作业票”。

　　作业指导书就是指导者在给操作者讲解和示范时必须遵守的基准。依照作业指导书，指导者对操作者讲解和示范，必须建立在连贯性、针对性的基础上，还必须针对操作者尝试的结果给出直接的评价——哪里符合要求，哪里还存在欠缺等。

标准作业票就是在文字（口头）说明的基础上，通过图表等多种手段，帮助操作者看到自己所要完成操作的全部内容——哪里是起点，哪里是终点，准备的要点是什么，事后的总结必须包含哪些内容，最初的3个月要解决哪些问题（也就是不能让哪些问题出现），随后的3个月需要关注哪些问题……

标准手持量

 

　　在一项具体的操作（或者加工工艺）中，标准手持量必须明确：操作者到底需要哪些工具和设备，到底可以同时处理多少个被加工物。

　　明确标准手持量的作用是可以更加科学地规划工位和工艺。比如在设定生产定额的时候，就要考虑到单个被加工物的尺寸和重量，因为这些因素直接影响到操作者的产能。

在某些特定的条件下，标准手持量还可以帮助管理者看到制约操作者产能的各种因素，比如：在需要操作者为设备添加润滑油的日子里，当增加了操作者自己检查产品品质的环节之后，如果增加了设备的转速，操作者的产能分别会受到怎样的影响。

标准作业是要求，更是服务

 

　　通过“作业时间最短化”、“作业要领书”、“作业指导书与标准作业票”、“标准手持量”等内容的讲解，相信更多的人就可以清楚地看出：编写标准作业，不仅仅是管理者向操作者提出了更加明确的要求，更是管理者为操作者提供了更直接的服务。

只有在精细化的指令下，才有可能完成精细化的操作。如果没有相应的标准作业，期待出现“精细化操作”的愿望恐怕永远也难以实现。

从作业改善到设备改善

 

　　如果标准作业不能服务于作业的改善，就说明标准作业失去了其存在的意义；如果作业改善的结果难以延伸到设备改善，就说明作业改善进行得还不够彻底。

请注意，这里的“设备改善”不是指那些需要花费巨资完成的设备改造，而是花费很小、收益很大的设备改善。相关的案例请关注本书第三章的内容。

别用“忙”掩盖难以启齿的事实

 

　　当每一次向企业介绍“标准作业”的时候，总会遇到一些困难，很多人会说：“这么麻烦，什么时候才能写完呢？”“每天忙得脚踢屁股，哪有时间写它呢？”……

　　但其实如果仔细回顾一下自己每天都忙了什么，认真分析一下这一次和上一次“忙”的到底有什么不同，我们会发现：“自己总忙不到点上”、“每次的忙都因为一些很类似的小问题”、“让自己全面系统地描述出对下属的要求，其实很困难”……

　　想一想，这个状态的“忙”会带来什么呢？

 

l         如果连自己都忙不到点上，让比自己收入低、经验差的下属“忙出效益”，该有多不容易。

l         对于经常出现的十分类似的小问题，自己都找不到彻底解决的好办法，却要求下属拿出方案，该有多么勉强。

l         自己都很难全面系统地描述好下属的工作，要求他们自己完成全面系统的描述，该有多么不现实。

 

因此，如果管理者没有时间编写标准作业，就更需要完成去反思，就更需要通过编写标准作业让自己首先提高对于工作的认识，就更需要首先为自己的工作编写标准作业（而不是首先为下属编写）。

标准作业所具有的灵活性

 

　　万事开头难，编写标准作业的工作也是这样。

　　在第一次编写标准作业的时候，不必要求自己写得多么完整、多么正确。其实，只要开始编写标准作业就会马上发现问题——有些问题是被自己一直忽略的，对于一些环节而言自己的经验还显得有些不足，等等。

　　通过上述努力，即使没能编写出标准作业，至少也有了一个罗列问题的框架和一个总结自己工作的格式。有了这样的框架和格式，也就方便了随后的思考和补充。

　　当有了第一份具有指导意义的标准作业之后，其后的工作就会变得非常顺利，甚至有很多具体的内容都可以彼此借鉴。

随着编写的标准作业的增多，我们就会发现“标准作业所具有的灵活性”。在不同的标准作业之间，可以根据实际情况的变化，迅速完成调整和重新组合——真正进入“用准确的预测证明经验价值”的理想的工作状态。

标准作业的精髓

 

　　标准作业的精髓就是为处在不同工作上的所有员工提供这样一种机会和一种比较的标准：

 

l         让他们对工作的成果有更清晰的认识，从而提高自己对于工作品质本身的要求。

l         使他们有更多的机会发现自己和他人在工作中的类似问题，从而获得一种更有效积累自身工作经验的方法，获得一种提高工作经验本身价值的方法。

 

　　在很多企业中，如果员工每周都能针对自己的工作进行总结，清晰地针对自己“做了什么”、“做成了什么”、“遇到了哪些问题”、“思考了哪些对策”等逐一给出统计的话，应该说已经是非常优秀的了。

　　然而，从标准作业的角度来看，仅仅做到这一点是不够的，还需要进一步对其中每一项工作进行更详细的数值上的比较，以使当事人的领导更容易发现问题，从而使得当事人更有机会获得及时的提示和帮助。

　　以我们曾经服务于A公司的小赵为例，她对自己每一项工作的起止时间进行了标注，这样做，不仅让自己有机会反思工作顺序上的问题，同时也可以让她的领导迅速地看到：小赵的工作顺序和自己所期待的顺序在哪些方面有差别。小赵还可以和领导针对工作顺序问题展开讨论，有了明确的比较，双方的讨论将更有针对性。

反过来看，如果小赵的总结仅仅罗列出所做的工作内容，而没有进一步附加相关的数据，刚才所说的讨论就不可能顺利地完成，而工作顺序上的问题也就只有通过错误的结果发现，而不可能预先检查出来。

作业写真

 

　　作业写真就是为工作“照相”和“摄像”。通过为工作“照相”和“摄像”，管理者和当事人都可以得到非常直接的启发和帮助。

　　以上面提到的小赵为例，在为自己的工作“照相”和“摄像”之后，小赵就更清楚自己工作的时间主要花费在哪些事情上面，自己多从事哪些工作将全面提升自己的工作价值等。

　　小赵可以通过对自己的工作进行“照相”和“摄像”，完成对自己工作价值的具体分类。每天、每周、每月都在做什么，其中哪些工作属于“做完了”？哪些工作属于“做成了”？哪些工作属于“做好了”？

 

l         所谓“做完了”是指有结果，而不是半途而废。

l         所谓“做成了”是指有效益，而不是仅仅支付了成本，收获了教训。

l         所谓“做好了”是指可以举一反三，可以形成规范和经验，而不仅仅是一次的收益。

人的进步与工作本身的进步

 

　　企业的经营实践反复证明了这样一条铁的规律：没有人的进步，就很难有工作的进步。如果将这个问题反过来看——如果没有工作的进步，人的进步从哪里来，又用什么加以证明呢？

　　通过编写标准作业的工作，通过标准作业具体内容的变迁，我们可以清晰地看到工作进步的轨迹，同时也可以直接帮助相关人员的进步。

在调整编写标准作业的具体格式的过程中，相关人员会直接感觉到自己的思维正在发生巨大的变化：关注的问题不同了，分析问题的角度不同了，认识问题与问题之间关系的能力提高了。

结  论

 

　　有意使用“岗位说明书”代替标准作业，往往不是说明管理者在逃避责任，就是说明管理者缺乏相关的经验。换句话讲，没有能力用标准作业归纳出对工作的要求的管理者，有必要认真地反思一下自身的工作。

　　那些对实际操作具有指导意义的标准作业，是管理者“用准确的预测验证自身经验价值”的最好手段。甚至仅仅是调整标准作业的编写格式本身，都能起到帮助当事人提高思维质量的作用。

　　要求管理者编写标准作业，或者指导编写标准作业，非常有助于企业转变管理者的工作作风。因为，编写标准作业，与其说是管理者向操作者提出了更加明确的要求，不如说是管理者为操作者提供了更直接的服务。

编写标准作业的工作，既是企业提高管理水平的手段，也可以成为企业提高管理水平的证明。因为通过编写标准作业，将有效提高指令的精细化程度，从而直接帮助完成精细化的操作。