章荣梅

随着经济的发展以及家庭成员参与社会活动的增多，家庭各种证书及交易凭证也日益增多，这些证书及凭证在日后的工作和生活中可能会发挥重要的作用。这些凭证及证书就是我们家庭档案的建档材料。那什么是家庭档案呢？家庭档案，就是以一个家庭为单位，把家庭成员在生活、工作和社会交往中所产生的各种文字、实物，如合同、保险、房产证等保存下来，以备日后查考利用。

一、建立家庭档案的重要性。

档案具有真实性、原始性，可以起到其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效益。建立家庭档案对于家庭来说就显得攸关重要了。在日常生活中，家庭成员看个病什么的，就会留下病历。病历上会记载病员生过什么病，怎么治疗的以及对什么药过敏等等内容，如果能将病历作为档案保存下来，当再次生病时，就可让医生更多地了解病人有关情况，以便医生更好的做好医疗服务工作。家庭成员在经济活动与社会交往中，往往会形成各种凭据，例如购物发票、保险合同、购房合同等等，这可是日后发生纠纷时的法定凭证，无论如何不能丢，为了便于查收，就要将其以家庭档案的形式予以保存起来。随着社会的规范，各类证件日渐增多，例如身份证、户口薄、执法证、房地产证以及毕业证等等，这些证件对我们来说攸关重要，因此这些也都要作为重要的档案资料予以保存。

二、家庭档案资料的来源。

家庭档案资料来源很多，主要有以下三种来源：一是交易行为形成的资料：购买家电等物品，说明书、发票及保修卡就是档案资料；签订保险合同、购房合同，这些合同就是档案资料。二是证明事项的资料：例如获得奖励，获奖文件、获奖证书、奖状就是档案资料；发表论文，刊登论文的杂志就是档案资料；证明身份与所有权的证件也是档案资料。三是具有收藏价值的资料：例如各种币、卡、旅游门票、粮票、邮票等等。

三、家庭档案资料的分类。

家庭档案资料分类方法很多，可以先分成大类，再在大类的基础上分成小类。笔者认为，家庭档案大类划分法主要有以下几种：一是按家庭档案资料的来源分类，可以分为交易行为类档案、证明类档案和收藏类档案；二是按时间分类，可以分为定期档案与永久档案。交易行为类的档案大多为定期档案，例如购物类档案，在物品用完或物品淘汰后即不再具有保存价值，除非其可以转化为收藏价值。而证明类档案多数则为永久类档案，例如房地产权证、学历证书等等；三是按家庭成员分类，也就是建立家庭个人档案；四是按年度分类，如果每年都要产生大量的家庭档案，也可采取按年度分类法。

分好大类后，再分小类。例如按家庭档案资料来源分类后还可细分如下：在交易行为类档案里面，购物类作为一小类档案，为了便于查找，购物发票、产品说明书与保修卡要装订在一起；保险类作为一小类档案，保险合同与交费单要装订在一起。在证明类档案里面，病历作为一类档案，获奖证书作为一类档案，各类证件作为一类档案。在收藏类档案里面，不同收藏品种可以单独作为一类档案。如果是按时间分大类的，还可再按档案资料来源细分小类。

　  四、家庭档案的编号与排列

　　家庭档案编号指在不同类别档案排列有序的基础上，给每个档案材料编一个号，用以固定位置，便于查找。首先是编类号：每一大类编一个号；其次是编袋、盒号：大类内以袋、盒为单位，编流水号，包括类号——袋、盒号；再次是编文件号：在袋、盒内每件档案材料正面的右上角用阿拉伯数字编上序号，以固定次序，包括类号——袋、盒号——件号。

在家庭档案编号的基础上，对盒内档案和档案盒进行排列。盒内档案最好按档案形成的时间先后顺序进行排列，也可根据档案的重要程度进行排列。档案盒的排列，按不同种类档案形成的先后时间顺序进行排列，不同种类的档案不能排列在一起。

　　五、家庭档案的编目

　　主要就是编制家庭档案材料的目录和页号。家庭档案目录是每一份档案材料的明细表，目录项目有件号、题名、形成者、日期、页(张)数、备注等。一是以袋、盒为单位，编写盒内目录、备考表。二是填写家庭档案袋、盒标签。三是编制检索工具——按大类以袋、盒为单位编写目录，其内容为，顺序号、文件作者、文件标题或内容、文件形成时间、备注，便于查找。四是给每个袋、盒编顺序号。最后统一登记形成总目录，总目录内容为：盒流水序号、盒标题或内容、起止时间、备注等。

　　六、家庭档案的保管

家庭档案一定要注意保存。首先要将家庭档案放入档案柜或其他家具中存放，保密、贵重的档案单独存放；其次要将家庭档案放置在防火、防潮、防高温的地方；再次就是要及时清扫档案柜、架及档案上的灰尘；最后就是要做好防虫工作，可在家庭档案内放置适量的防虫药物，如防霉片等。