建立管理系统的五个阶段

Establish management system of five stages

赵永安

第五阶段：重新发现（Re-discovery）

管理咨询工作者到了这一步骤也就是帮助组织建立管理系统的最后阶段，重新发现（Re-Discovery）其含义是对管理系统在执行之后的一段时期（一般为12个月）的回顾、检讨和维护。当我们将管理系统搭建完成后交付给我们的客户，当我们离开这个组织之后，全部系统会由这个组织自行操作，经过大约一年的时间经历，管理系统的效果也会自然地显现出来，这种效果一般有三种情况，其一，非常有效；其二，效果一般；其三，效果较差。从我们为不同组织建立管理系统实践来看，出现第三种情况的组织只占极少数，绝大多数的组织运行效果是良好的。能够使组织的管理系统实现优良的表现主要是源于我们回访与维护，这绝对是必要的和不可缺少的环节。

正是基于这种情况，我们有必要对一个组织建立管理系统之后搭建一个重新发现的框架，以便我们和组织一起对这一系统开展详细的巡检，可能会发现更大的机会，以更为清晰的眼光重新看到运行的历程。

1.管理策略及程序（Management Policies and Procedures）

这个重新发现阶段对整个项目形成一个循环圈，进入这个环节可以使我们很自然地进入和重复下一个年度的发现阶段。但是我们并不希望它会形成一个永不停止的“无限的循环”，由于你的组织会发生变动，而管理系统是一种相对固定的运行模式，所以，组织的管理策略及程序也要配合组织的变动而进行有效的改良，这就是重新发现的价值的所在。

从重新发现阶段再到发现阶段（Re-Discovery/Discovery）应当成为管理咨询工作者评估管理系统，审核组织方法和改善性能、增强适应性、运行有效主要程序。正如在所有阶段明智做法是确定一个项目负责人来承担管理文件与监控，引导审核和管理报告。

2.检讨审核结果和处理措施（Review the Audit Results and Process Measures）

当我们能够为组织第一次建立管理系统之时，我们的思想都全部集中在达到项目目的方面，有可能我们会忽略某些东西，因为管理系统是一个极为复杂的工作，通过我们的回顾和检讨，我们可以发现以前的过错，回顾使我们能够按照相同的路径返回原始的发现阶段，我们专心致力于深远的终点。

这项工作将涉及审查审核结果、处理措施和客户满意度，以确定可能的任务调整，目标和行动计划以及带有成效的标准。你所设计适合系统部件都已经完成，接下来需要你对开发和实施阶段给予回顾和检讨，通过这个过程你会看到什么不同？你将如何准备下一年度的重新发现？

3.项目完成的策略和程序（Culmination of Policies and Procedures Project）

在第一阶段我们学会了如何为一个组织建立管理系统需要明确的任务、目标、标准和效果。第二阶段我们掌握了管理系统所需要的投资预算、时间进程、项目要求、项目管理和技术工具。第三阶段我们明确了如何量身定制设计开发一整套管理系统。而在第四阶段，我们论述了有关系统的识别与测试以及在测试中如何解决调试出现的问题。按照通常的做法到了第四步我们的工作就可以结束了，但是，我们考虑到未来的发展和变化，由此我们增加最后的工作程序——重新发现工作阶段。当一个组织接受我们为其建立管理系统，那么，这就意味着他将接受我们设定的项目策略和程序，就要考虑到该项目从时间方面讲具有相当漫长的过程，也许一年，也许两年或者三年时间才能最后终结，我们相信这是非常值得的，由此，你的组织将会有一整套符合你实际情况、富有效率和达成你的目标的完整管理系统。

附表：规划纲领（PROJECT CHARTER）