商务文书写作有技巧！
文/交广企业管理咨询公司首席专家谭小芳
前言：
在越来越完善的市场经济法制环境下，商务文书在商务活动中发挥着越来越重要的作用，有时决定着企业的成败。全面掌握商务文书的写作技巧对职业经理人而言具有重要的意义。在充满机遇和挑战的商界中。
无论是职业经理人为了强化经营管理、把握市场、宣传自身形象，使得企业能够在愈见成熟的市场经济中脱颖而出；还是作为从事经济管理工作的各级政府工作人员，在致力于经济体制改革、规范市场秩序时，都不可避免地要用到各种各样的商务文书。
商务文书写作说起来好像是一件非常麻烦、枯燥的事情，对于初学者来说，可能更是望而生畏了。不要担心，其实商务文书写作同样也有一些技巧。有了它们，您就可以迅速地进入到写作状态中，同时对如何规范自己的写作也能做到心中有数了。文书的种类虽然很多，但是通常都会有一个相对固定的写作步骤，按照这种步骤写作，您的文书不但可以更加规范准确，而且也更有利于实现有效写作。谭小芳老师（官网www.xingzhengguanli.com）认为正式的写作可以分为以下五个步骤：
1．明确写作目的
在写作之前，一定要先确定好您的写作目的。研究表明：如果我们写作时确定一个单一明确的目标，会比兼顾多个目标更有效率。所以除去一些不得不实现两个甚至两个以上目标的特殊情况外，我们还是应该在每一篇文书中确定一个单一目标，特别是在信件、备忘录、电子邮件等类似的文书写作中目标单一化，可以取得更好的效果。
2．制定写作提纲
既然已经在写作之前明确了一个目标，为了进一步理清文书书写的脉络，您最好首先列出一个提纲。当然，提纲并非是需要严格遵守的东西，因为在写作过程中您可能还要根据实际情况，做适当的调整、变动。在列提纲的过程中，您可以把能够想到的零星想法都写下来，然后再集中精力设想各种分论点，排出最理想的顺序。有了明确的提纲，我们就可以根据需要，选定写作需要的材料了。
3．掌握正式开始写作的步骤
终于要动笔写正文了，不过先别忙，如果您还不认识、不了解读者，您最好先假想一下您即将面对的读者有哪些特点。当头脑中有了读者的形象，就可以用提纲做指导，在与他们的“对话”中，自然而然地往下写了。
这种方法会使文字变得生动而有效，而且会自然地形成一种风格。要做到这一点，您要牢记与读者达成共识的四个要素：了解读者的相关信息、检查文字的易读性、避免写作前对读者不必要或过高的假设，站在读者的立场上写作。关于语言，有以下几个建议：（1）尽量使用简单的语言；（2）避免使用可能引起误解的模糊词句；（3）句子要简短。
4．了解文章修改的方法
从读者的角度来阅读文章，必要时可以大声朗读一下。对自己严格一些，手要狠一些，不要吝惜整段的删改。如果修改的地方过多，您就要注意了，这说明您的计划可能做得不是很好，下次要多加小心了。
5．了解编辑的注意事项
通篇检查文章用词的准确性、逻辑合理性和标点正确性。在英文写作中， 还要注意诸如语法、拼写的问题。当然，这里讲的只是文书的一般写作规范，您不必机械地摹仿书写，可以根据实际情况做适当的调整。
现在很多文书写作者都是直接用电脑书写文书，由于大多数办公文字软件都有相当不错的“纠错”功能，如果不符合语法，或者词语搭配错误，它们会用一些标记显示出来。
可是，毕竟电脑软件是由程序编成的，它和实际的语言应用规范还是有区别的。
谭老师（预定企业管理培训，请联系13733187876、13938256450）表示不管多好的软件，有些错误，它可能也无法识别；而有些比较生僻但正确的词语搭配，它可能会误以为是错的。更何况，对于语言的逻辑和风格，电脑并不敏感。所以，过分相信电脑对逻辑、语法等“高级”问题的判断，您可能会吃亏。
叶圣陶老先生曾经说： “公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么” ，这个论 述其实就提到了商务文书与标准公文（例如人民日报的社论、党八股等）相一致 的规范性特征。
另外，唐宋八大家之一的白居易在某种意义上也是一个商务文书写作的典范，之所以这样评价，是因为白居易写文章何诗歌非常的直白和通俗易懂，少有 引经据典，并不通过辞藻的堆砌来追求华丽的文风。谭老师表示商务文书写作有以下四个要素：
1.主旨 所谓“主旨” ，就是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的意思。商务 文书的写作并不是为了写而写，而应该具有一个明确的目的；换而言之，就是应 该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。 在主旨方面，应该遵循“正确，务实，集中，鲜明”的原则。
2.材料 好的商务文书不是可以一蹴而就的， 需要围绕作者的主旨来收集很多相关方 面的素材。例如在政府机关中撰写政策性的通知，就需要查阅很多以前类似的、 与之相关的批文、章程等资料，以确保前后建立起必要的联系和呼应。 在材料方面，应该遵循“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。
3.结构 另外，好的商务文书还应该具有良好的结构，否则会导致在不应该浪费笔墨
的地方花费很多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的弱化。 在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。
4.语言 如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言 就是对其进行填充和丰富的血肉。 在语言方面，应该做到“风格平直朴实庄重，表达规范准确简练” ，最低要 求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。