【实战】手把手教你做“岗位设计”

文/赵日磊

岗位设计，又称工作设计，是指根据组织需要，并兼顾个人的需要，规定每个岗位的任务、责任、权力以及组织中与其他岗位关系的过程。它是把工作的内容、工作的资格条件和报酬结合起来，目的是满足员工和组织的需要。岗位设计主要工作是组织向其员工分配工作任务和职责的方式等方面的内容，岗位设计是否得当对于激发员工的积极性，增强员工的满意感以及提高工作绩效都有重大影响。

下面，我们从岗位的分类、岗位设计的意义、岗位设计的原则、岗位设计的基本经验、直线职权与职能职权的区别、指挥命令和信息传递的区别、分管型副职和参谋性副职的区别、以及岗位设计的要素等方面逐一进行介绍。

1.岗位设计的分类

通常，岗位可以分为以下6类，岗位分类对于岗位细化管理尤其是在进行绩效考核和薪酬设计的时候，可以提供更加清晰的标准，具体如表2-9所示。

表2-9 岗位分类标准

岗位设计是通过满足员工与工作有关的需求来提高工作效率的一种管理方法。因此，岗位设计是否得当对激发员工的工作热情、提高工作效率都有重大影响。

在岗位设计的基础上把整个业务战略和业务目标分解到每个员工。如果在系统或流程的变革中没有对岗位进行相应的改变，这种变革注定不会成功。

3.岗位设计的原则

（1）因事设岗的原则。从“理清该做的事”开始，“以事定岗、以岗定人”。设置岗位既要着眼于企业现实，又要着眼于企业发展。

（2）整分合原则。在企业组织整体规划下应实现岗位的明确分工，又在分工基础上有效地综合，使各岗位职责明确又能上下左右之间同步协调，以发挥最大的效能。

（3）最少岗位数原则。既要考虑到最大限度地节约人力成本，又要尽可能地缩短岗位之间信息传递时间，提高组织的战斗力和市场竞争力。

（4）规范化原则。岗位名称及职责范围均应规范。

（5）客户导向原则。以最快最高效满足客户需求为基本出发点。

（6）一般性原则。应基于正常情况的考虑，不能基于例外情况。例如，90%情况下这个岗位需要多少工作量，多少工作强度。

4.岗位设计的基本经验

（1）岗位设置依据部门职责确定。

（2）相近的职责都划分为同一岗位，并且尽量使几个相关的工作在同一岗位完成。

（3）职责相差较大的，要明确划分为两个岗位。

（4）有的岗位可暂时不设编制，考虑工作饱满问题，可以将非同类的工作由同一岗位承担。

（5）员工可兼任本部门其他岗位的工作，一般不要跨部门兼岗兼职。

（6）不得已考虑人的因素时应做特例处理，且对岗位任职者提出明确要求，设法帮助任职者提升技能。

（7）一个部门岗位设置不宜过多，过细。

（8）基层管理岗位尽量不要设副职。

（9）岗位设置先承担任务，再逐步优化到位。

5.直线职权和职能职权的区别

在岗位设计中，职权关系是一个很重要的方面，职权关系是指企业作为一个分工与协作的整体，各部门和主管人员进行业务活动所涉及上下左右的关系。职权关系又包括直线职权和职能职权。

直线职权是指上级指挥下级的权力。在组织结构图上，这种职权关系用一条由上级部门或人员直通下级部门或人员的直线来表示。其特点是：上级有指挥命令权，下级必须贯彻执行，对自己的直线上级负责，并报告工作。

职能职权是由直线组织的上级主管人员向参谋机构和人员授权，允许其按照规定的程序和制度，在一定的职能工作范围内做出规定，向下一级直线部门和人员发布指示、提出要求的权利。

参谋机构和人员发布指示的权力必须得到上级主管人员认可，并按一定的制度和程序行使。其特点是：分担领导工作负担；加快信息传递速度，提高管理工作效率；保证企业内部政策的一致性。

6.指挥命令系统和信息传递在岗位设计中的关系

管理当中，指挥命令系统和信息传递系统存在较大的差异，如图2-19所示。指挥命令系统通常是单向的，一级指挥一级，而信息传递系统则可以越级进行，可以越级检查，跨部门沟通信息。

图2-19 指挥命令系统和信息传递系统的区别

7.分管型副职和参谋型副职的区别

分管型副职必须得到正职明确授权，授权明确且在一定时期内固定；参谋型副职虽然也可以分管一定事务，但是这种权力多为临时委派性质的。

分管型副职一般具有明确的指挥命令和汇报关系，下属明确、固定向其进行工作汇报并受其指挥；参谋型副职一般无固定直线下级，下层工作人员无也无固定的工作汇报关系。

分管型副职必须对其授权范围内的工作业绩负责，承担业绩考核指标，并向其直线下级分解目标，进行考核；参谋型副职一般不独立担负考核内容，具体如图2-20所示。

图2-20 分管型副职和参谋型副职的区别

8.岗位设计考虑的要素

岗位职责通常要综合考虑主要工作、需要的资源和工具、能力要求、业绩考核、汇报关系、工作量等因素。

（1）岗位主要工作。平常这个岗位做哪些基本工作？为了实现相应的岗位目标，这个岗位需要做哪些工作？

（2）需要的资源和工具。为了达到岗位目标应该利用那些资源？系统、报告、文件、要求、其他？

（3）能力要求。做好本岗位工作的应具备何种条件？知识、能力、素质；人际交往、教育水平、背景与经验等？

（4）业绩考核。该岗位工作的业绩如何考核？主要考核指标是什么？

（5）汇报关系。该工作向谁汇报？该工作的同级是谁？下级是谁？与其他同事的权利和责任的划分？

（6）工作量。这个岗位需要处理多大的工作量？

 

选自《手把手教你做绩效管理：模型、方法、案例和实践》，电子工业出版社出版

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【作者简介】

赵日磊目前任职盛高咨询公司合伙人、首席知识官，受聘多家企事业单位担任绩效辅导实施顾问，系《企业管理》、《经理人》等知名杂志特约嘉宾和撰稿人。

赵日磊是我国绩效管理领域主要研究学者，在绩效管理领域研究和实践超过十五年。提出了“直线经理五种角色”、 “3+1对话模式”、“遵循农事规律，营造对话氛围”、“绩效管理，让员工都得A”、“绩效管理两大价值定位”、“筐子理论”等前沿实用的理念。