基于信息化的企业档案管理


  21世纪是一个信息时代,互联网时代!信息技术的飞速发展与应用的时代,不仅深刻地影响着人类的生活方式和工作方式,也影响卓企业管理的方式,而且深刻地改变人类的知识和信息交流,信息化和知识管理已经成为现代企业管理的一个战略发展趋势。企业档案管理是知识管理系统的重要基础,信息化是档案管理现代化的标志。然而,许多企业各种档案均处于手工原始管理,甚至分类不科学,标准不规范,收集归档不及时,归档混乱,查找困难,丢失等等,笔者认为,导入信息化管理与知识管理新思维,新原理,需要掌握档案管理观念创新和信息化档案管理的工具方法论、流程和操作实务,提升企业档案管理人员的专业化和职业化素养和档案管理工作效能,为企业建立信息化、规范化、标准化、流程化的全面档案管理系统打造基础!
企业要掌握企业知识管理与档案信息化原理,建立信息化的知识与档案管理的新思维,提高对现代档案管理的重要性和创新意义的认知。掌握企业档案管理信息化管理的科学规划和信息化档案管理职能设计、落实的科学方法,建立高效管全面理和与时俱进的基础;掌握基于信息化的企业档案管理科学分类方法、精益细操作流程与实务,提高企业档案的信息化规范和系统化水平和规范应用基础;掌握企业档案的识别、收集、标识、分类、立卷、归档、应用、鉴别和销毁、总结改进的全流程和全国的规范方法,提高企业档案管理的规范水平和管理效率;
一、档案管理的原理理念与制度体系
基于新时期企业知识暨信息化管理的新认知,了解档案的沿革及其发展趋势:实行知识管理与信息化管理的档案管理,保持新时期现代企业的档案管理理念及创新,描绘企业档案管理信息化发展趋势图及企业知识分布图,实现企业档案管理信息化和知识管理化。
二、企业档案管理显现价值
分清什么是档案,了解档案的核心要素和重要作用,企业档案及企业档案管理的涵义、特点,明确企业档案管理的作用及目的,企业档案的类型及特点,持续发展企业档案管理。
三、规划企业档案管理制度体系
基于知识管理的企业档案管理制度体系规划,梳理与设计档案管理流程、编制指引,设计档案管理组织与岗位职能,明确企业档案管理人员的角色与任务。
四、企业档案管理信息化建设
回顾档案信息化及其发展,企业档案管理信息化是指信息的载体,企业档案信息化建设核心内容是互联网,实现企业档案管理数字化,推行企业档案管理信息化的软件开发与网络建设,做好企业档案管理信息安全预防与管理,
五、档案基础实务与操作
1、掌握企业各类档案产生节点识别要领,识别纸质档案产生节点,识别办公自动化的归档文件处理节点,识别其他外来档案归档节点。
2、做到企业档案管理的内容、分类与标识规范,一是企业档案管理的内容规范,二是企业档案管理的分类与标识规范,列出企业档案分类规范表。
3、企业档案的收集分类。一是档案的识别与定义:档案与文件的区别、件的定义,二是档案的收集与识别,三是档案的分类组卷,四是档案的排列编页。
4、企业档案的立卷、标识。明白档案立卷与案卷的涵义、立卷的意义,一是有档案立卷的原则和方法,二是案卷的编目(标识),三是案卷的整理装订,四是填写案卷。
5、企业档案的编录归档。一是档案的目录编制,二是档案的装盒,三是入库上柜(架)。
6、企业档案借阅应用与鉴定销毁。一是企业档案日常保管维护,二是企业档案的应用,三是企业档案的鉴定与销毁。
7、企业档案的主要种类。一是企业人事(员工干部)档案管理,员工档案鉴定销毁、选育用留人才如何应用员工档案信息;二是企业工艺技术档案管理,科技项目归档文件目录式样、技术工艺档案鉴别;三是企业电子文档管理,掌握鉴别和销毁;四是企业经济合同与客户档案管理,掌握企业经济合同档案含义、特点及构成内容,归档要求及期限规定,分类与标识,整理、立卷、归档,借阅应用管理。五是企业工程档案管理,掌握工程档案定义、特点、范围、作用,工程档案管理责任与职责界定及管理制度化,掌握工程档案的收集与鉴定(范围、方法、质量要求),掌握工程档案的组卷、排列、编目,掌握工程档案的验收与移交、注意事项。
综合上述,知识既是生产力又是竞争力。信息化、规范化、科学化的档案管理是企业的知识管理的核心基础,做好档案管理,就能让您的企业知识百分之百的立方。解读企业档案管理的法定责任,