理想的饮食

应是早晨吃新鲜水果、麦片或面包，  晚上宜吃清

淡的晚餐。夜间吃太多油腻的食物会导致失眠、疲

劳和烦躁不安。

处理问题

怀着积极的生活态度，就能十分轻松(和快捷)地运

筹时间，  解决工作中的问题。从对自我及自己的

生活感觉良好开始，你就不大会将别人的问题看作

是自己的了。这将有助于你客观而富有建设性地提

出各种方案，来应对紧急的限期，解决预算和冲突

。

看重同事和客户的积极方面。

采取积极的措施

安东尼曾一度陷入消极思维导致消极结果的怪圈。

他决心有意识地将消极的一面变为积极的一面，但

开始时似乎收效不大。然而，每一次成功都使这种

改变更加容易，最终积极思维的习惯就自然而然地

形成了。

避免压力

忙人看起来似乎没有时间计划将来。从忙碌的时间

表中找出时间，  考虑一下如何高效地利用随后的

几小时，是需要毅力的。然而从心理学的角度讲，

计划你的活动是个好习惯，  因为这样能使你控制

自己的时间，  回到时局“驾驶员”的位置上去调

控那些看似要失控的事情。在花时间作计划时，你

会有意识地积极起来一一这有助于避免压力和实现

目标。

使用记事簿列出自己的弱点，然后有计划地逐

个克服。

实例分析

安东尼，一位销售人员，被要求去参加一个压力比

较大的会议，与会者包括其他部门的人员。

会议前一星期，安东尼意识到自己已抱定该会不可

能成功的成见。于是他下决心，趁此机会将消极思

维转变为积极思维。

首先，他采用各种优先安排重要工作的技巧来保证

有关资料的充分准备；然后，他积极地设想这次会

议及其结果：他“看到”自己站了起来，清了清嗓

子，  宣读自己准备的工作汇报；随后，他想象自

己成功地回答了其他与会者提出的问题；最后，他

想象到了同事们赞许的表情，特别是那些平时让他

有威胁感的人。

那天，会议果然进行得如同安东尼想象的一般——

这也大大增强了他的自信。

立即改变

无论从长远还是短期来说，你都可以做许多实际的

事情来提高自己的效率—一一从清理办公桌保持其

整洁，到优化电脑系统。

清理办公室

工作空间的有效安排真是非同小可。从你的办公桌

开始，建立一个系统来保证日益增多的文件不会有

任何遗失，然后整理文档柜、书架及整体环境。

在你的办公桌上，只摆放目前手头需要处理的

文件。

树立形象

从办公桌上物品的摆放、颜色的使用，以及大体的

整洁程度，  可以了解该办公室人员的许多情况。

上级、同事和下属们也会从你工作空间的状态来形

成对你的第一印象。所以，务必给人积极的印象。

如果你经常在办公桌前接待来访者，那就应树立一

个你想让他们看到的形象。在旁观者看来，不整洁

的工作场所除了反映出工作者头脑混乱以外，不再

意味着其他任何事情。

注意即时贴，它们很容易丢失。

每天都清理，不要将乱摊子留到明天。

 

▲在混乱的环境中工作

你越是拖着不清理自己的办公桌，  清理工作就变

得越困难，而且越会耽误你的时间。

处理文件

不妨把你的办公桌想象成一条流水生产线。原材料

(大多是纸张)从一端进入，经由机器(你的头脑)处

理，再送入下一道工序。生产制造过程中的及时保

障体制也适用于你的办公桌。这就是说，你应该知

晓文件的紧急程度以及该把它们送往何处。文件一

送来先大致浏览一下：  如果事情紧急，  立刻处

理或委派下去；  不紧急并且需要其他资料才能处

理的文件，放入待处理文件格；  其他不紧急的文

件则放入文件格，  到下次审阅时再处理。

该办的事情

尽可能始终保持工作桌面的整洁。

 

整理抽屉，使里面的物品井然有序。

将钢笔、铅笔、胶水和直尺一起放入伸手可及

的容器内。

电脑键盘不用时要收起来，  以便腾出更多的

工作空间。

安排日常文书工作

立一个办法来随时更新你办公桌上的书面材料。紧

急的事项立即处理；  对于不紧急的任务，每天留

出些时间浏览文件格。如果你要做什么事情，就写

在待做事情一览表上。其他的事项归档后，有时间

再阅览(或作为参考资料)。那些你不需要或早已处

理过的东西，扔掉好了。

突出文书工作的关键点来加速再处理。

处理文件

每天花些时间处理新到的各种文件。通过训练使自

己适应这个简单的办法，保持办公桌的清洁。

▲保持办公桌整洁

保持办公桌整洁，可保证对时间的良好利用。有效

地使用办公桌会使你更有条理，并能更迅速地找到

东西。

 

整理工作空间

你工作空间的物品(写字台、椅子、桌子、文件柜

、  台灯)应放置在适合你的地方。考虑一下你的

工作方式和你办公室的用途。如果你经常接待来访

者，  那就把写字台放到能看见门的地方，  可以

知道有人来。如果你定期在办公室里开会，那就将

家具调整一下，使与会者坐起来舒适一些。

如果可能，  你的工作空间只应放置经常查看的文

档，最好放在办公桌旁，这样你用不着站起来就能

拿到。你很少查阅的文档应放在一个专门的存储柜

中，要是没有这样的地方，就放在办公室靠边的角

落里。

办公室里装一个时钟，让自己和来访者都能看

到。

 至少每隔几个月整理一次文档。

▲浪费空间

这间办公室布置不得当，屋里有的地方太挤，有的

地方太空。拿文件得横穿办公室，会议桌离办公桌

又太近。

▲创造空间

这里的安排更有效地利用了现有空间。桌子的位置

便于开会，有人来访很方便就能看到，  常用的文

件紧靠办公桌放置。

文件归档

想想你在寻找随意存放的东西上浪费的时间吧—一

花点时间建立高效的文档系统还是十分值得的。没

有一种文档系统十全十美，你需要选择一种对你所

存储的资料较为合适的安排。

建立一种与你和你的业务发展相适应的文档系

统。

将你的文档归类

文档归类系统的工作原理应与电月脑查寻功能的相

同。关键词应能激活大脑的思维顺序，便于你找到

文件归档的地方。这种顺序将由你的工作性质决定

。如果你是一位在70个不同国家都有市场的出口商

你基本的分类线索可能就是地理路线，所以你或许

应该有五个大文档柜—一每个洲一个。如果你是一

家生产文具用品的小公司的销售经理，就不妨把客

户资料分装在两个文档柜里一—一一个装国内客户

的，另一个装国外客户的。两类资料各有它们专用

的文件夹。

经常检查你的文档，扔掉不再用的文件。

细分各项目

如果你的文件种类很多，  再分出些更易于管理的

子目录是个不错的办法。例如一位负责监管诸多项

目的开发部经理，  可按照每个项目归类文件， 

然后再把每个项目细分成不同的子类，每一子类都

有各自的文件。

分检文件

将你的文件按需要程度分类，然后相应地存档。将

一直用的放在最近的地方，  偶尔用的放得稍远一

些，  剩下的则束之高阁，或扔掉—一如果不会再

用的话。