第一章               国际性新闻发布会的筹备

第一条  确定会议主题

首先要从新闻媒介和社会公众的角度出发，确定会议的主题和信息发布的最佳时机。然后在进一步考虑这个主题是否非常重要、是否具有新闻价值、能否对公众产生重大影响、此时召开信息发布会是否适宜等。

第二条  选择会议主持人和发言人

    主持人和发言人必须具有较高的文化修养和口头表达能力，对提问能保持头脑清醒、反应机敏。会议的主持人一般应由有较高专业技巧的人担任。会议的发言人一般应是公司董事长或总经理。招待会前应进行必要的模拟训练。

    第三条  准备发言稿和报道提纲

    1. 必须现在公司内部统一口径，然后组织专门小组负责起草发言稿，全面、认真的收集有关资料，写出准确、生动的发言稿。

2. 应围绕主题，准备好宣传辅助资料，包括文字、照片、实物、模型等材料，以便在会上分发、展示或播放，以增强发言效果。

第四条  选择会议地点和举办时间

1. 举行新闻发布会要选择一个方便的地点，但不宜在办公室举行。会场要具备必要的照明设备、视听设备和通讯设备等。会场要安静，不受电话干扰，要有舒适的座椅。

2. 选择会议的时机，应尽量避免节假日、重大社会活动和其他重大新闻发布会的日子。时间安排要考虑到媒介的截稿时间。会议程序安排要详细、紧凑，避免冷场或混乱场面。

3. 会议时间一般应控制在一个小时以内，对无关或过长的提问应有礼貌地予以制止，会议应有正式结尾。

第五条  选择邀请记者的范围

邀请的记者覆盖面要广，各方面的记者都要照顾到，对所有记者要一视同仁。

第六条                组织参观和宴请的准备

1. 发布会前后，可配合主题组织记者进行参观活动，请记者做进一步深入的采访，有关参观活动事宜应在会前就安排好，并派专人接待，介绍情况。

2. 会后，邀请当地记者共进工作餐，利用非正式交谈，相互沟通，融洽与新闻界的关系，解决有关发布会没有解决的问题。

第七条  制订会议费用预算

应根据所举行新闻发布会的规格和规模制订费用预算，并留有余地，以备急用。新闻发布会的费用项目一般包括：场租费、会议布置费、印刷品费、邮电费、交通费、住宿费、音像器材费、相片费、茶点或餐费、礼品费、文具用品费等。

第二章  新闻发布会的召开

第八条  会议主持人要充分发挥主持和组织作用。主持人言谈要庄重、有涵养、有幽默感，要尊重别人的发言和提问，同时要控制好会场气氛，把握主题范围，维持会议秩序，掌握会议时间。

第九条  所发布的消息必须准确无误，如有错误应及时予以更正。

第十条  应安排足够的接待人员，设立签到处，并派专人引导记者前往会场。会议组织人员应佩带胸卡，与会记者应发给写有姓名和新闻机构名称的襟牌。会议桌与餐桌应分清主次，排好顺序，避免混乱或不愉快的情况出现。

第三章  新闻发布会的工作

第十一条  整理出新闻发布会的记录材料，总结经验和不足，并作为材料保存。

    第十二条  收集到会记者在新闻媒介上所作的报道，进行归类分析，总结经验得失。

    第十三条  收集与会者的反应，了解记者及所属媒介对本公司的看法及其所发稿中的内容及倾向性等。

    第十四条  对于因故未能参加发布会的新闻机构，可提供有关背景资料、会议记录材料与图片、报道提纲等。