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会议中主持人要学会使用以下几种说话技巧： 

1、 展示。即主持人使用流利的话语把自己的想法展示给大家。 

2、 探询。与会者面对主持人的展示发言会持有许多不同意见，这时候主持人要用一些经典的探询式问话来了解与会者的意见，例如：“后来呢？”“那结果怎么样呢？”“那您是什么意思呢？”“您能再给我们再讲述一遍吗？” 

3、 评论。与会者回答完主持人的探询问话之后，主持人将对与会者的回答作出评论，如“我明白你的意思了”“我认为问题是 .......”这样两者的沟通就可以顺畅进行了。 

4、 建立。评论之后需要采用“建立”的说话技巧。“建立”就像搭积木一样，是指主持人将与会者表达的思想按照层次逐级归纳，从低级到高级，由初级协议至中级协议再到最终达成一致。“建立”经常使用的问话是“我们讨论完第一个问题了，接着我们再进一步，第二个问题您怎么看？”“那我们再深一步，你如何看待这个问题的成因呢？”“我们进一步具体怎么解决这个方案呢？” 

5、 测试理解情况。在会议中总有一些人表示反对意见，对于这些反对意见作为主持人的你可能没听明白，或者你认为大家可能没有听明白，这时候就要采用“测试”的问话方式，来测试一下大家的理解情况。例如“刚才这位先生的发言大家都清楚了吗？”或者说 “您刚才是说的这个意思，我理解对了吗？”这就是测试的说话方式，用其来保证大家真正弄懂一些意见的实际含义。 

6、 总结。在测试完理解情况之后，就需要总结，即把大家的意见集中，例如：“刚才大家讨论非常好，我来总结一下你们说的是一、二、三……”。 

7、 排除与引进。排除是指拒绝某些与会者继续发言，引进指邀请某些与会者发言。具体是指当主持人碰到那些说话容易滔滔不绝，或是说话总是跑题的发言者时，要将其关在门外，即将其排除”。“排除”的具体方法是：“您这个观点太好了，那么您对下一个问题怎么看？”或是“你这个问题回答得非常好，您旁边那位有什么见解呀？后边那位有什么见解呀？”用这种问话可以达到一举两得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二则可以让那些还没发言的人得到发言的机会。这其二“把别人带进来”就是所谓的“引进”。简而言之，排除的是滔滔不绝的人，引进的是沉默不语的人。这是两种很好的说话技巧，这两种技巧通常是连用的。 

8、 就程序提出建议。主持人就会议程序提出一些建议，主要的目的是掌控会议时间。一个会议进行到一定时间时，主持人就要根据实际情况说：“好，这个程序我们现在进行到第二步了，那我建议我们马上转入第三步的程序”、“我们讨论这几个方案到底哪个适用？”。

二、会议效率不高的原因

表4-2 会议效率不高的原因及具体表现

原因	具体表现
时间	会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。
地点	会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。
开会对象的选择	必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。
主持人的技能	会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。
参会者的技能	参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。
会议的准备工作	开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。
开会的原因、目的和结果	开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。

三、高效会议的八个特征

1、只有必要时才召集

2、认真筹划过

3、拟订和分发的会议议程表

4、遵守时间

5、一切按部就班

6、请了最有经验和有才能的人出席

7、作了评论和归纳

8、记录了所有决定、建议和负责人

四、主持人的守则与责任 

1．具体的守则与责任 

（1） 营造和谐气氛；

（2） 按照议程进行；

（3） 正确总结讨论内容；

（4） 引导发言者解释令人困惑的发言；

（5） 帮助与会者理清不假思索的发言；

（6） 尊重别人，避免会中意见一边倒的情况出现；

（7） 减少与议题无关的争辩和讨论；

（8） 保持中立的立场

2．主持人作为矛盾调停者的失败表现 

（1） 听完陈述后，就没调了；

（2） 向不同意见的一方表示赞同；

（3） 阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈；

（4） 认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题；

（5） 建议举行一个你可能不是主持人的解决问题的会议；

（6） 引导双方攻击你

（7） 缩小问题的严重性；

（8） 换话题（如要求帮助解决你自己的问题）

（9） 当双方争执时，表达不愉快的情绪（如暗示这样会破坏员工的团结）

 

五、参会者的守则与责任 

1．参会者10大守则 

（1） 会前充分准备

（2） 会中全神投入贡献自己的创意和意见；

（3） 以解决问题为已任；

（4） 开放的心态，抛弃部门之见；

（5） 尽可能多的获取信息；

（6） 耐心聆听，尊重他人的意见

（7） 勇于发言，言之有物

（8） 不隐恶扬善，不人身攻击

（9） 避免不恰当的肢体语言

（10） 会后总结

　　2．参会者的责任 

　　表 4-3 参会者责任一览表 

时间	参会者的责任
开会前	根据个人的观点研究问题
	依据提供的资料准备论证的材料
	记下开会的日期、时间、地点
	做好在会议中尽量表达的心理准备
开会中	倾听他人的意见
	积极发表自己的见解
	关注正在讨论的事项
	与主持人密切配合以达到会议目的
开会后	会议达成了什么结果
	还有哪些事情未完成
	分配给自己的任务如何完成

六、无需开会的五种情况”

1、 已经按惯例召开了定期的聚会；

2、 会议成本太大。会议成本是一个绝对不容忽视的问题，一定要做好会议成本的预算，不能用高昂的会议成本来换取某些会议的发生，因为长此以往公司必然会不堪重负、得不偿失。

3、 没什么特别的事情要讨论；

4、 还有比开会更好的办法；如果还有比开会更好的方法，即如果能够通过一些看似原始的方法达到与开会同样的目的，就无需举行会议，例如写纸条、打电话或发邮件等。这些方式可能在感觉上不如开会那么痛快淋漓，然而却简洁有效，对于一些问题的解决具有经济实用的优势。

5、 你是唯一能做决策并且知道该怎么做的人，那么一定不要浪费自己和他人的时间，召开耗时长久的所谓会议。首先，因为他人的参与可能只能把问题变得更糟；其次，决策既然只能由你做出，就无需聚集他人集体讨论，结果又全盘推翻他人意见，这种做法只会既不利于解决问题，又容易令自己陷入尴尬境地。

七、必须开会的五种情况

1、 必须将信息同时传达给很多人

2、 要让别人参与决策以集思广益的时候。

3、 “听取大家的汇报工作”最好采用会议的形式，不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代。定时交书面报告往往会流于形式，往往会使团队上下形成为了交报告而交报告的不良风气，使团队内部缺乏沟通，使问题和建议无法顺畅流通，长此以往，后果不堪设想。因此，每月一定要召开正式的会议，听取团队成员汇报工作，使各种信息在团队内部高效流通。

4、 有些事情需要当众表扬或批评。表扬和批评是两种很好的激励方式，而当众的表扬和批评具有更强的影响力。采用会议的形式表扬或批评，有利于充分发挥表扬或批评的作用。在大会上当众表扬“明星员工”可以树立标杆，充分发挥榜样的好作用，有效推动竞争；当众批评某些情节严重的错误行为，有利于警示员工，避免同类事情再度发生。

5、 需要给小组委派任务。当你给某一个项目小组，或者给你的部门分配任务时，一定要举行会议，不能采用邮件或者其他书面形式。因为分派任务意味着要达到团结上下、协作完成任务的目的，只有通过会议把任务公共化、明确化，才能促进协作，从而保证任务的及时完成。

八、会议准备工作核对单 

会议的具体准备工作相当于会议的硬件，因此必须要面面俱到。下面列出会议准备工作必须核对的20个方面：

1、了解会议的目的

2、是否一定要开会

3、确定会议的形式

4、安排会议的议程

5、决定会议的时间

6、确定会议的主持人

7、决定会议的地点

8、研究会场如何布置

9、确定出席人数

10、安排出席者座位

11、是否准备会议名签

12、是否安排交通工具

13、是否安排与会者住宿

14、是否发出了会议通知

15、确定视听教材

16、确定辅助教材

17、准备会场周边位置图

18、是否要求与会者准备资料

19、确定自己人的相关资料

20、是否安排会后娱乐项目并做好事先通知

九、会议准备的方法——1H 5W

指会议准备工作需要特别注意的6个方面，用英文缩写表示为1H 5W。

Why：会议的目的

What：讨论的话题

Who：参加者（确认与否/事先准备）

When:：日期及开始/结束时间

Where：地点及设备

How: Ground Rules规章制度