律师参与制定、审核公司规章制度中的几个问题


一、    律师参与制定、审核能起多大作用?
科学完善的公司规章制度是公司管理思想、管理技术、管理方式的综合体现;是公司实现科学管理、经营的前提和保证;是实现依法治司的需要;是经营国际化的需要。但要真正让所制订的规章制度体现和贯彻企业的管理意志并非易事,因为规章制度涉及公司、劳动者及国家等各方利益,法律对其作了可谓纷繁复杂的规定,各公司实际情况又千差万别,规章制度的制定是项非常专业的工作,无论是程序还是内容都必须要专家来完成。如果随意制订或简单照搬,可能看起来也像模像样,但实际上潜伏暗藏着许多法律风险因素,当前因公司规章制度自身的原因引起的劳动纠纷日渐增多,公司败诉率很高,公司自身制订的规章制度被认定违法或者无效是败诉的主要原因之一,这不得不引起公司尤其是公司高管的格外注意。
律师是法律专业人士,对公司法律法规规章较为熟悉,并有相应的处理此类非诉实务经验。律师接受公司委托,根据公司规模、员工数量、规章制度种类等各类因素帮助公司起草制定各种符合公司实际的规章制度,或者公司自身草拟后由律师来审查,有利于保证公司规章制度的合法性、有效性;有利于保证法律赋予公司的权利在制度中得以充分体现;有利于执行国家法律法规,促进公司依法治司,以协助公司建立现代公司管理制度。
二、律师能参与制定、审核哪些公司规章制度?
律师能够参与制定、审核的公司规章制度种类繁多,主要包括公司管理工作制度和责任制度。不同类型、不同规模的公司组织结构不尽相同,公司管理制度也不尽相同,不胜枚举。现择其部分例举如下:
1、组织管理:包括股东会(股东大会)、董事会、监事会会议制度、议事规则、经理管理制度等。
2、战略管理、决策管理、品牌管理、目标管理制度等。
3、合同管理:包括合同管理制度、合同印章管理制度、合同台账管理制度等。
4、人力资源管理:包括招聘面试制度、劳动合同管理制度、劳动争议调解制度、考勤制度、培训制度、员工奖惩制度、薪酬绩效考核制度、合理化建议制度等。
5、知识产权管理:包括专利管理制度、商标管理制度、商业秘密保护制度、著作权管理制度、软件保护制度等。
6、销售管理:包括信息管理制度、产品销售管理制度、客户管理制度、应收账款管理制度等。
7、财税、审计管理:包括成本管理制度、资产管理制度、资金管理制度、信用管理制度、投资管理制度、内部经济核算制度、税务规划制度、内部审计工作制度等。
8、生产管理:包括物资采购验收制度、能源管理制度、物流运输管理制度、设备管理制度、安全管理制度、环境保护管理制度等。
9、技术管理:包括设计管理制度、新产品开发制度、技术档案管理制度等。
10、品质管理:包括全面质量管理制度、产品检验制度、计量管理制度等。
11、行政管理:包括会议制度、图章管理、文书档案管理与保密制度等。
12、外贸管理制度等。
13、网络管理:网站建设管理制度、网上交易管理制度等。
14、生活福利管理:包括医疗卫生、住房公积金、“五险”管理制度等。
15、其它:包括治安保卫、消防安全、基本建设管理制度等。
公司管理工作制度具有系统性,各项规章制度共同构成公司管理体系,与公司管理体制相适应。
三、律师怎样制定公司规章制度?
公司规章制度是国家法律法规在公司具体实施的载体,必须具有合法性;是公司全体员工必须遵守的行为准则,必须具有严肃性、权威性、规范性、强制性;公司规章制度应适应公司管理的客观需要,必须反映公司经营性质、规模等实际情况;因此,律师制定规章制度应按一定程序进行。当然以下程序并非唯一,应根据具体情况而有所增减或详略。
1、制定规章制度的提出
律师在为委托人提供法律服务过程中基于其中的法律风险和薄弱环节可以主动提出制定规章制度的建议,也可以由公司具体提出后委托律师来起草。按照<公司法>规定,经理有拟定公司的基本管理制度的权利。
2、调查了解情况
(1)了解待制定规章制度要体现的管理思想和要达到的管理目的,以具目的性。
(2)了解待制定规章制度所辖事项的现状及存在的问题,以具针对性。
(3)了解与待制定规章制度相关的法律、法规、规章与政策,以具合法性。
(4)确定负责执行待制定规章制度的主要部门以及相关部门,以具协调执行性。
(5)理清待制定规章制度与其它规章制度的相互关系,避免重复规定或互相矛盾。
3、拟定草案
(1)掌握目标公司的规章制度撰写体例
各公司的编制和撰写体例各不相同,在拟定草案时,要按本公司的体例书写,以与其它规章制度保持一致。一般有:序言、主体、附则式;总则、分则、附则式;条目式。
(2)按照法律、法规、规章的规定,起草规章制度条文
(3)拟定规章制度要力求准确规范,简明扼要,通俗易懂
4、征求意见,修改完善与通过、颁发
律师草拟完成后交由目标公司根据本公司情况按内部程序征求意见汇兑分类处理,以确定哪些是应该采纳的,哪些是要放弃的。应注意处理好各部门在权利、职责方面可能发生的矛盾;还要注意规章制度是否有漏洞,即是否存在无人管的现象出现。规章制度中的漏洞往往是公司管理中的漏洞,也是公司出现法律问题的隐患。待目标公司将意见归纳筛选完毕,协调好各部门关系后,反馈给律师做修改完善后再交公司按公司法及有关权限予以批准后签发。
5、规章制度的修改
律师如做为目标公司的法律顾问,应时刻关注公司的客观情况的变化及相关法律法规的变化,对已颁发实施的规章制度及时向公司提出修改意见。
四、律师怎样对公司规章制度进行审查?
以上是律师接受目标公司委托或者律师主动制定规章制度时的制定步骤,律师制定的过程便是对规章制度审查的过程。实际上,多数情况是目标公司按内部程序由制定部门草拟后交由律师给予审查。
律师审查时,首要的是要保证规章制度的合法性。
第一,审查管理权限是否合法。管理权限必须在法律赋予的权限之内,否则就是违法无效的。如,法律规定,只有司法机关才有依法对公民人身搜查的权利,而有的商业企业却制定了怀疑顾客盗窃商品时可对顾客进行搜查的制度,这显然超越了自身权限违反了法律规定,该制度无效,可能引起纠纷而遭受经济损失。
第二,审查管理内容是否合法。管理内容涉及方方面面,法律法规均有相应的规定,如人力资源管理、财税管理、物资管理、品质管理、安全管理等等。律师在审查时,要严格细致地将规章制度与法律规定对照,以免发生规章制度规定的管理内容与法律规定相冲突的问题。
第三,审查管理手段是否合法。管理手段的合法性是使管理内容得以实现的保证。
律师还应注意对规章制度的实用性、规范性、协调性进行审查。就实用性而言,一方面要符合国家的产业政策,并要与有利于公司竞争,推动公司发展;另一方面,要与公司内部实际情况相符,实事求是,增强其执行性。就规范性而言,要求体例规范统一,文字明确具体,表述尽量采用条目形式,简明扼要;就协调性而言,要避免与其它相关制度间发生冲突和遗漏,保持各种规章制度的统一性。
五、律师制定公司担保管理制度示例:
1、背景情况
某总公司是一大型集团公司,所属单位几十家。近年来,公司间因经营需要担保活动日益增多,但因不少单位对担保性质和责任认识不清,出现了大量随意担保、担保后不进行管理的现象。因担保不当而承担连带责任的诉讼案件不断出现,给公司造成巨大经济损失。担保总额有几千万元之多,且担保案件还在不断发生。针对这一情况,律师做为该总公司的常年法律顾问及时向公司董事长提出制定担保管理制度的建议。
2、问题和要求
制定担保管理制度的主要内容及其应解决的主要问题。
3、制定的总体思路及结论
(1)明确担保的性质。担保是公司重要的法律活动,用以督促债务人清偿债务,保障债权人实现债权的法律手段。在财务上属于“或有债务”。
(2)调查了解有关情况,明确责任,加强审查把关。律师应了解该公司的经营性质、公司规模、组织机构以及公司的管理体制等情况,确定责任人,明确股东会、董事会、经理等的管理权限及具体的担保审批程序,必要时成立担保审批领导小组进行会签会审,严格把关。审查主合同与债务人情况,分析风险,明确责任,或要求对方提供反担保,杜绝随意担保。
(3)加强担保活动中的法律工作,公司内部法律事务部门或者委托律师对其中法律问题和合同条款认真把关,发生担保纠纷和诉讼时由公司内部法律事务部门或者委托律师进行处理,切实运用法律手段维护公司在担保中的合法权益。
(4)加强对担保的事后管理。建立担保登记制度,对担保进行动态跟踪管理,及时了解主合同履行情况,了解主债务人的履约清偿能力有无变化;及时督促债务人履行合同,提醒债权人对债务人行使权利;及时妥善处理合同变更等担保期限内发生的各种问题,避免不必要责任发生。
制定担保管理制度,其内容主要包括:
第一,         担保合同的管理部门及职责;
第二,         担保合同的审查批准;
第三,         担保合同的订立;
第四,         担保合同的跟踪管理;
第五,         承担担保责任后的补救措施;
第六,         担保纠纷的处理;
第七,         违反担保管理制度的责任。
六、公司怎样让律师参与制定、审核公司规章制度工作?
公司就特定的规章制度的制定审核专项工作交由律师来做,因有时律师对
目标公司的内部情况不甚了解,要用去较多的时间进行调查了解,才可能制定出切合公司实际的规章制度。再者,规章制度在目标公司执行后,因情况所变,律师不能适时提出相应的修改意见,使制度过时。不能为公司更大限度地预防其中的法律风险,律师的作用不能充分发挥,公司也可能因此而遭致利益损失。
       为克服上述缺陷,最好的方式是公司聘请律师担任常年法律顾问。制定审核规章制度是常年法律顾问的日常主要工作内容之一。律师根据律师职业道德和执业纪律有保守委托公司秘密的义务,在担任常年顾问期间,律师可随时关注公司的经营决策情况,适时提出制定、审核、修改公司规章制度的建议,时刻与公司的管理思想、管理方法、管理技术相一致,为公司创造更大的经济效益。关键的是预防其中可能存在的法律经营决策风险,创造法律效益。