目视化(或者可视化)管理(visual management)是组织步入精益旅程中的重要方法。Daniel T Jones, 《精益思想》一书的合著者, Chairman, Lean Enterprise Academy描述了可视化(visualization)的强大作用,可视化改变了人们的行为,并显著地改善了人们一起工作的有效性;它将筒仓思维(SILO THINKING,局部最优的思维方法)和责备他人变为聚焦于问题和流程,并产生了更高级别的契合(或者忠诚,engagement)及团队合作。这可以在精益改善之旅的许多级别中看到。
Daniel 给出了一个可视化管理的清单:
- 标准工作(standardized work)- 由团队决定的最佳工作方式将工作可视化。使培训可视化,并建立改进的基础。类似地,标准化管理使访问工作场所(shop floor)审核工作流程可视化,评估工作进展,将要解决的问题带到更高的层级。
- 过程控制板(process control board)-将工作与计划的偏离可视化,因此团队可以快速响应,重回计划的轨道上,记录发生的问题,以便之后分析原因。
- 价值流图(value stream map)- 使端到端的流程可视化,以便每个人理解他的工作对其他的价值创造流程的意义,改善的努力可以集于如何使价值流以负荷需求的方式均衡地流动(FLOW)起来。
- 控制室(control room or hub)- 集合分散的过程控制板的信息,使沿着价值流的活动协同(synchronization)可视化,明确对价值流的支持的需求率,触发逐步升高问题的需要,分析持久问题的根本原因。
- A3报告-将思维流程可视化(丰田开发的一种报告方法,在A3大小的纸上列出问标题、方案、改善计划、成果等,用于高层管理者与改善团队的沟通)。
- 战略部署(strategy deployment)-使选择可视化。包括优先选择一些行动计划、不选择其他行动,开展传接球对话使高层战略目标分解到公司各业务、职能规划,甚至到各工作单元,岗位。
- 大房间(Oobeya Room , Japanese for “big room”)- 使团队工作在跨职能的项目环境下可视化。迄今为止它广泛应用于产品开发和工程项目,但一些组织如波音(Boeing)认识到它在行政办公室(经理办公室)的管理项目中的强大作用。
当然,你可以进一步补充这个清单,如一些企业制定了3年多能工培养计划,创新建议,顾客反馈等。
Daniel 认为:Oobeya Room是使所有以上可视化有效的主要因素,它集中以上所有可视化方法以定义目标,关注关键的少数(vital few),计划和频繁地回顾并行工作的进展和延迟,确定哪个问题需要提到下一个级别,或者为下一个项目吸取教训。
更重要的是,可视化创造了一个基于事实决策的环境并将决策记录在墙上,而非粗糙的决策或推诿。它也能使不同的部门讨论资源限制和非输即赢(win-lose)的问题并解决它们,不至于拖累项目进展。
以每天(daily)或每周(weekly) 回顾工作的进展和延迟,而不是等待更长的时间回顾(如月、季、半年、年),可以使问题更快地得到解决。站立式会议(stand-up meetings)只需要说明与计划的偏离,以及需要做什么,可以更好地利用管理时间,佳能(CANAN)电子实施了站立式会议后(撤掉椅子,会议桌升高到手臂高度),发现人们思维敏捷、会议效率明显提高,很多会议可在30分钟内结束,另一个好处是,一些久坐带来的富贵病也消失了。
然而极端的可视化是个祸害,Daniel常看到墙壁上张贴了过期的、对于每天决策无用的信息,学会如何聚焦大家的注意力于以适当的方式,适当的信息做适当的决策,可以在Oobeya Room开启可视化管理的真正力量,促进团队合作。
最近,我有机会参观一些汽车制造业,及为汽车供应零部件的公司,欣喜地看到可视化管理比比皆是。例如,车间门口管理看板,展示车间介绍,生产流程,三年方针目标,分解的行动计划(产量、质量、成本、交货期、设备维护及利用率、员工学习与发展、安全等),各项工作计划月度进展回顾,员工多能工培训计划及进展,提案建议,缺陷产品展示板,生产看板,站立式开会区,工作台的可视化/防错,安灯(ANDON)系统等。
一些组织还利用OA系统展示:各部门每月(周,季度)的工作进展(图表),服务质量分析(月,周)报告,员工的合理化建议专栏,QC小组,创新成果等。以下展示了部分可视化的方式。
高度的可视化使组织像个“白箱子”,上下同欲—价值观/愿景/使命/目标被广大员工(甚至相关方)理解、接受,并落实到具体的行动计划和职责中,管理层级少,扁平化,简单化,沟通顺畅,跨部门相互合作,公平合理,工作现场一线员工被高度尊重和关爱,被赋予发现问题、解决问题的权利和责任,士气高昂,质量高,反应快速,成本低。
反之,缺乏可视化或者可视化程度低的工作场所就像一个“黑盒子”或“灰盒子”,经常可以发现问题如,人们(各级管理者、现场员工等)不了解(或者需要花时间、精力了解)战略及年度目标,行动计划/任务,职能目标,或者目标制定偏颇,不了解自己工作对全流程的意义;不了解工作进展;流程不清晰,工作标准不清晰;偏离执行标准而无人及时知晓;不知道问题,或者对问题的响应迟缓;SILO THINKING,本位主义、小团队主义—缺乏全局观,缺乏合作;官僚主义、问题层层提升,现场员工士气低落、缺乏活力,流动量大;组织僵化、反应慢、成本高、管理粗放等。
(田景卫 根据 Daniel T Jones,Chairman, Lean Enterprise Academy 的文章Managing Visually 整理。)