开会的成本


杨振宁刚回大陆时,与一位伟人谈到最新的物理学定义:反复同样的运动,是一种相对静止,杨振宁举例子说,如果高速公路上有一万辆同样速度的车在跑,高速公路上等于没有车。这位伟人据说当时感慨万千:反复同样的开会学习其实也是一种相对静止。会开得太多的话,也会像高速公路上的车一样,其实没有开。

中国政府、企业的会多是和中国文化有关,政府是想通过开会(大会、小会)一方面是沟通信息达成共识,另一方面也要把纳税人的钱按预算花光,所以,政府开会是不太计算成本的,尽管开和没开差不多,最重要的收获是形式上达成了共识,企业开会更多的是沟通信息,交流感情达成共识,落实计划和目标,但值得注意的是在开会前一定要清楚开会的目标,其实,在目前的协同工具(包括沟通工具)使用非常普遍的前提下,开会的目标更趋向于决策,要明确本次开会要决策什么?由谁来主持?时间何时结束?参加人的角色如何?(最终由谁决策),还有哪些不能决策事项下次何时开会?当这些问题都清楚的时候,开会的收益就大于成本,否则就不值得开会!

据说,日本公司每次开会时,总把一个会议成本分析表贴在黑板上,会议成本的公式为:每小时平均工资3倍××开会人数×会议时间(小时),公式中3倍是指因会议中断生产损失的是劳动价值,而劳动价值远高于平均工资;乘以2是因为会议中断经常性工作,影响的不仅仅是参会者个人,损失要以两倍计算;开会的人越多,会议支出的成本就越大。

按照日本人的算法,中国企业的会至少可以减少三分之一,我们总在强调管理、强调文化,其实管理就是解决问题,如果企业员工在管理上的时间大于经营上(在为客户服务)的时间,管理一定没有效率,文化是解决管理不能解决的问题,管理越简单,文化就简单,企业最大的悲哀就是把问题复杂化、把管理复杂化,宋新宇博士的新书《让管理回归简单》热销说明:“简单会带来高效”。