随着知识经济时代的到来，社会进步正在不断加速，组织迫切需要一个可以实现内外资源整合的高效的OA办公系统，从而提升其管理水平。具体表现在：
1）需要一个高效的协同管理工作平台
能够将组织管理中的业务活动、管理活动及活动产生的信息在组织、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理.
2）需要一个有效的知识资产管理平台
过去在组织的信息化建设过程往往重视人、财、物这些有形的物质资产管理，忽视了知识资产的管理，需要借助知识管理工具对组织内外的知识进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新，从而提高员工的素质和技能、执行力。
3）需要一个个性化的系统访问门户
传统的OA办公系统功能比较单一，员工容易使用，随着功能的不断扩展，员工对功能的需求也不尽相同，这就要求系统必须具有人性化设计，能够根据不同员工的需要进行功能组合，将合适的功能放在合适的位置给合适的员工访问，实现真正的人本管理。
4）需要一个良好的组织文化管理平台
开放的社会造就了开放的社会人，组织规模的不断扩大，导致领导与员工、员工与员工间的直接沟通机会越来越少，组织需要构建新的文化环境，便于员工相互沟通、增进了解、发现思想倾向并及时加以引导。
5）需要一个集中的信息整合呈现平台
OA办公系统是组织内使用面最广泛、频率最高的信息系统，希望能够通过办公系统实时、直观地了解到组织的运营状况（如生产、营销、财务等数据），同时有效地解决组织内“信息孤岛”问题。
6）需要一个灵活的业务流程整合平台
当组织面临客户不断提出端到端（End to End）的服务时，员工办公环境将会越来越复杂，因此需要将日常工作活动、管理活动、业务活动有机的结合，以快速响应客户需求，同时减少不必要的重复工作，将管理流程与业务流程进行有效的整合。
综合上述各种新的需求不难发现，现阶段的OA办公系统将以知识管理为核心、以实时协作为技术支撑手段，以统一的知识门户为展现方式。
OA办公系统能实现跨部门、跨单位、多人员、多任务的协同工作，在统一规划统一调度和高效交流下完成，以强大的系统工作流引擎以及自定义平台工具为基础，创建协同办公平台，打造高协同工作组织，并具有以下特点：
1.规范工作流程，减少人为错误
使用协同办公管理软件您可以梳理你单位的流程，把流程的各种规则固化下来，让每个人按规定的流程规则运转，每个参与流转的人无需要记忆各种复杂的流转规则，减少用人脑去判断流程的流向而在复杂的流程中不可避免的错误。
2.提升流程办理效率，减少协作成本
使用协同办公管理软件您可以轻松实现远程和移动办公，解决时间和空间的问题，实现事务处理“零响应”，每一个参与流转的人无需要考虑时间与空间的问题，办理完毕即刻进入下一办理人，实现流程在各个环节之间的零传递时间。
3.分析业务流程各环节的办理效率，优化工作流程
通过协同办公管理系统您可以快速分析您单位哪个环节办事效率高，哪个环节办事效率低，便于快速把脉哪个部位流通不畅，作出优化改进方案。
4.通过流程整合孤立的业务数据，实现全面协同工作
通过工作流作为总线来连接单位内外各种与业务相关的异构系统、应用以及数据源，从而把各个既有的孤立的应用象PC的各种零部件一样接入这个总线，从而构成一个紧密的业务系统。