如何认识并用好OA软件

移动互联网下的OA行业现状

大约是2012年开始，移动互联网及“互联网+”便席卷了神州大地，对各行各业都产生的深远的影响，OA行业也不例外。下图是OA行业门户-猎OA网2016年2月14日的实时行业统计数据分析，显示了当前OA行业的形态分布：

据猎OA网统计数据分析的OA行业形态分布图

图中，标准产品、平台化、定制化三部分为传统OA，移动OA及云OA为新型OA，可看出，到目前新型OA已经占据43%（18%+25%）。其中，移动互联网及职能手机的兴起催生了移动OA，而“互联网+”运营模式更让云OA迅速崛起，且出现众多非传统OA行业的跨界公司投身于OA的云运营之中。

同时，相对于2012年以前的OA行业形态，传统OA也发生了不小的变化：

1、标准产品形态缩减，如今占比仅仅17%；

2、高端产品形态增强，各个厂商也陆续向平台化及定制化转型。

在2014年到2015年期间，云OA的迅速崛起曾经让大多数传统OA厂商产生强烈的危机感，甚至恐慌。笔者认为，冲击会有，但机会也有，云OA不可能完全取代传统OA。正如北京的地铁、公交越来越发达，但依然无法阻挡私家车的火爆一样。运营模式与“私有模式”所面临的市场不完全一样。

对于更多的传统OA厂商而言，进一步加强对“私有需求”的理解和研究，提升“私有化”OA的品质感，将会找到更大的发展空间。这或许正是传统OA厂商纷纷由标准化向平台化及定制化转型的根本原因。

什么叫用好OA软件？

现在，我们回到企业用户的角度来看看，什么叫用好OA软件。对“用好OA软件”的理解，厂商和你很可能是不一致的。我们看看下面这个表格就清楚了。

对于企业来说，上OA软件的最终目的一定是管理需要，希望通过OA软件的应用实现管理上的某些目的，那么这个过程就至少有四个阶段：选型-实施-推广-应用。很显然，厂商所承担的和擅长的是实施（选型期对你有引导，但不一定有真实的帮助），大多数情况下，实施就是厂商对你服务的结束（当然后期还有客服，但这个服务对你后期的推广和应用帮助不大）。这一点，你不能怪厂商，因为这确实不是他们的工作——推广和应用，尤其是管理上的深化应用已经明显的属于咨询的范畴，这是落地堂干的活，不是厂商。

到这里，我们就能够明确一点了：厂商所说的“用好OA”、“成功应用OA软件”指的更多的是“实施成功”，而不是真正的深化应用成功。这一点你可以悄悄问一个厂商里打工的朋友，销售时对客户说的“应用成功客户数非常多”，而同时他们又会为“样板客户太少”而犯愁。原因就在这里。“应用成功客户数非常多”指的是“实施成功的客户非常多”，对这个你不要怀疑，大体是真的，否则厂商的尾款就收不上来。“样板客户太少”恰恰才反映出“真正用起来的客户太少”。很显然，对你来讲，“样板客户太少”可能更有意义。或者说，你所承担的（或曾经承担的）责任恰恰是成为厂商的“样板客户”，因为这才是你们单位高层管理者对“用好软件”真正的理解。

为什么OA软件总是用不起来？

就执行力落地而言，OA软件是一种比较常见的管理工具。现在，我们来分析为什么OA常常用不起来的问题。虽然各个企事业单位具体的情况不太一样，但是在大量的咨询过程中我们却发现，就这个问题而言，答案惊人的一致。

其一、可能真的是选型失误。

虽然国内的OA目前基础性功能都不错，尤其是实力靠前的厂商。不过，目前OA还没有标准，各个厂商的软件差异性还是不小，每个OA的特点和优势也不太一样。你没有用起来，不能说选择的OA就不好（毕竟第一梯队的厂商客户都不少，也不乏用的很好的客户），而更有可能的是不适合，或者你们关注的需求和选型的OA实质上有偏差。

这一点是很正常的，因为现在企业在选型OA时，几乎对OA都不太了解，选型过程中大多数都有迷茫感，更多的都被各个厂商引导着走。最终，决定选谁的关键很可能不是你们企业真实的需求，而是各个厂商销售人员引导的能力——谁的销售能力强就选择了谁。这种情况下，没有选择到真正适合自己的OA软件很正常。

其二，可能是没有真正得到高层管理者的重视和支持。

现实中，很多企业和厂商都在提“一把手工程”，强调OA推行中高层管理者的关键性作用。这个观点本身也没有错，但是你一定要清醒的认识到，很难有哪个企事业单位的“一把手”会亲自和你一起进行OA推行，“一把手”能在会议上帮你“摇旗呐喊”，帮你给相关人布置任务就算相当不错了，而现实中的具体推行只能靠你自己。

事实上，许多“一把手”本身还是你需要引导的对象，如果他们不重视，不用OA，基本上你就只能失败。但一般情况下，你很难引导“一把手”，因为“一把手”并不会关心OA的功能和技术，而是管理价值，可惜大多数OA负责人在这方面并不擅长。

针对这一点，你也用不着过于担心，因为落地堂有一系列的管理讲座，就是专门应对“一把手”问题的。落地堂相关的课程包括：《沟通落地》、《制度落地》、《企业文化落地》等，这些课程都能针对性的让高层充分认识到OA对管理的价值，你可以选择性的参与。

其三，OA推行策略失误。

这一点很关键，很可能你也犯过类似的错误。这恐怕是大多数企事业单位OA推行失败的主要原因。

在许多企业，推行OA时会采用罚款的形式——谁不上OA就罚谁的款。这种模式大多是OA厂商提出的，因为这样一来对他们的实施验收有很大帮助（因为这一招在短期内，尤其是表面上很管用）。但是，这种招式不能长久，甚至会埋下隐患——你让员工们觉得是OA让他们被罚了，所以，内心里怎么可能“喜欢”OA（实际上是不喜欢推行OA的人们，当然包括你）呢？一旦有机会，这种怨愤就会以某种形式在OA上表达出来。很可能就会让OA推行陷入绝境，尤其是大家的“怨愤”集中起来表现的时候。这是许多企事业单位OA实施很成功但最终却推行失败的重要原因（这里得强调一下，千万不要因为这个去怪罪厂商，否则你就是在难为他们，甚至是在无理取闹。你见过哪个买画笔的人画不出好画却去找生产笔的厂商麻烦的吗？厂商是为你提供优质软件的，不是教你推行软件的，这是两回事。如果你因此而“得罪”了厂商，反而在后期的客户服务中对你不利。切忌，切忌）。

针对这一点，落地堂的建议有两点：一、想办法让员工觉得OA给他们带来了好处；二、着眼长远，循序渐进。

比如，在落地堂咨询的案例中，有一家客户，在OA推行初期，一把手在OA上发了个通告，说看到通告的人可以在当天下班前去财务领取2000元奖励。虽然当天只有5个人去领钱了，但这件事第二天在全集团迅速传开。在这种情况下，OA上线率急速上升。

这些，你都可以参考。如果你遇到具体问题，我也很愿意和你一起探讨。